Apertura del proceso
Lo que aquí se escriba es lo que va a leer el proveedor: el asunto del correo, la referencia con la que responde y las condiciones sobre las que después se comparan las ofertas. El consecutivo se asigna solo.
Ítems o actividades a cotizar
La lista ya existe en el presupuesto o en las cantidades del modelo: péguela. Se reconocen los encabezados en español y, si no los trae, se lee por la forma de los datos. Una cantidad mal leída arrastra todo el comparativo, así que lo que entra se muestra antes de confirmar.
| Código | Capítulo | Descripción | Unidad | Cantidad | Vr. presupuesto |
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El presupuesto contra el que se compara
Es lo que convierte un cuadro de precios en un análisis: sin presupuesto no hay desviación, no hay semáforo y no hay nada que cuadrar. Si no lo tiene completo, llene lo que tenga —el motor dice hasta dónde alcanza en vez de inventar el resto.
Capítulos
Dan el presupuesto por bloque y alimentan la lista desplegable del capítulo de cada ítem. Negociar por capítulo es más corto que negociar por línea.
| Capítulo | Presupuesto | Ítems |
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Partidas del presupuesto sin ítem equivalente
Alcance que está en el presupuesto y que nadie va a cotizar en este proceso. Si no se declaran, la suma de los ítems no cuadra con el global y el cuadro parece estar mal sin que nadie sepa por qué. En el comparativo de referencia eran el 8,7 % del presupuesto.
| Descripción | Capítulo | Valor |
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Proveedores invitados
Cada invitado necesita un canal por el que recibir la solicitud: correo, celular o los dos. El teléfono se normaliza al formato nacional de diez dígitos; si no cumple, se dice y no se ofrece enviar por ahí. Cada invitado es también una columna del comparativo: no se compara a nadie que no haya sido invitado.
| Empresa | NIT | Contacto | Correo | Teléfono |
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Envío de la solicitud
La solicitud se arma sola con los datos del proceso y la lista completa de ítems, y sale por el canal que tenga cada invitado. Al enviar queda constancia de a quién, por dónde y cuándo.
Comparativo
Precio unitario por ítem y proveedor. La celda verde es el mejor unitario de esa fila. Abajo, las condiciones que cambian el total —descuento, flete, IVA— se aplican en ese orden para que todas las ofertas queden en la misma base: el total puesto en obra.
Condiciones de cada oferta
Una oferta a la que le falten ítems se marca como
incompleta y no compite por el total: su total es menor por omisión, no por barato. Sí puede
ganar ítems sueltos en la adjudicación partida.
La adjudicación partida se liquida de verdad: a cada proveedor se le calcula su pedazo con
sus propias condiciones, y su flete se cuenta completo. Comprar partido entre tres
proveedores es pagar tres fletes — por eso a veces sale más caro que dárselo todo a uno. Si
un flete cambia al reducirse el pedido, hay que recotizarlo.
Evaluación
El comparativo responde «cuál es más barata». Esto responde «cuál cuesta menos al final», que es otra pregunta: hay que contar lo que el oferente no cotizó, lo que excluyó, lo que dio por supuesto, el riesgo que traslada y lo que cobra de AIU.
La escalera de costo
Comparar la última fila de cada oferta no sirve: no están hechas sobre lo mismo. Aquí se sube peldaño por peldaño y cada uno declara qué se le agregó. La fila de reconciliación tiene que dar cero.
El AIU, sobre una base común
Dos cosas distintas: lo que cada quien cobra de AIU en su propia oferta, y lo que cobraría si todos partieran del mismo costo directo. La segunda separa «es caro» de «cobra caro», y es la que se lleva a la negociación.
Por capítulo
Nadie negocia doscientos ítems: se negocian doce capítulos y se entra al detalle de los tres que se salieron. El rango dice dónde los oferentes entendieron cosas distintas.
Dónde está la plata
Zona A: los ítems que concentran el 80 % del valor. Es la lista corta por la que vale la pena pelear; el resto es ruido con forma de trabajo.
Ítem por ítem, del más caro al más barato
Dispersión de precios unitarios
Cada punto es un precio frente a la mediana de su ítem, en escala logarítmica. Los puntos con borde rojo están a más del doble o menos de la mitad: ahí es donde aparece el que se equivocó de unidad.
Calidad de cada oferta
La gráfica que impide que gane el más barato por omisión. Sobre el valor de referencia del formato: qué parte cotizó, qué parte dejó en blanco y qué parte cotizó pero con salvedad.
Cuánto del formato quedó sin cotizar
Los dos porcentajes, que son distintos a propósito: el de ítems cuenta líneas; el de valor cuenta plata, sobre una base común a todos. Dejar sin cotizar veinte líneas de señalización y dejar sin cotizar la estructura metálica pesan igual en el primero y no se parecen en el segundo. Esta cobertura ve los ítems que nadie cotizó; la de la escalera no puede verlos —su mediana es nula, así que valen cero y se caen del denominador—, y por eso los dos números no coinciden.
Fase 2 · la oferta igualada
Lo que un oferente no cotizó se valora al unitario más alto de las demás ofertas —un precio firme de esta licitación, con el que alguien se comprometió— y solo cuando nadie la cotizó se baja al presupuesto más un 15 %, porque una partida que se contrata después, suelta y sin competencia, no sale al presupuesto. La escalera valora a la mediana, que es la mejor estimación central; esto valora al techo, que es lo que se puede terminar pagando. La pregunta que contesta: ¿cambia el ganador al cerrar el alcance?
La única objeción seria que tiene este análisis es «ese 15 % lo pusieron ustedes». Si el ganador es el mismo con las tres reglas, la decisión no depende de la imputación.
Y la bitácora: cada línea imputada con su precio, de dónde salió la regla, de qué oferente se tomó el unitario y cuánto habría dado por el otro camino. Es lo que permite contestar «¿de dónde sacaron eso?» en la mesa.
Evaluación ponderada
Seis criterios por cuatro repartos de peso. No se elige uno: se corren los cuatro, y si el mismo oferente gana en los cuatro la decisión no depende de cómo se ponderó — que es la crítica que siempre le hacen a una evaluación ponderada.
Prueba de estrés
¿La recomendación aguanta si las cosas salen distinto? Se mueve una variable a la vez y al final todas juntas. Si el preferido pierde en algún escenario, ese escenario es exactamente de lo que hay que hablar en el comité.
Incongruencias de precio
La misma actividad a dos precios dentro de una misma oferta. O una de las dos está mal, o hay plata escondida en la línea que tiene más cantidad.
Lo que hay que registrar a mano
El análisis de arriba solo es tan bueno como esto. El estado de cada precio y la salvedad de cada ítem no se adivinan: se leen de la oferta y se escriben aquí.
Adjudicación
La decisión no es el precio: es el precio más la razón. Lo que se escriba aquí es lo único que va a explicar la compra si alguien la pregunta dentro de dos años.
Acta
Alcance del módulo
Qué está automatizado y qué todavía no.
Decirlo es parte de la herramienta. Lo que falta no falta por descuido: pide un servidor, y eso es una decisión de infraestructura, no una línea de código más.
Automatizado aquí
- Consecutivo del proceso y referencia en todos los documentos.
- Carga de ítems y de proveedores desde un .xlsx o pegando, con reconocimiento de columnas y plantilla descargable.
- Documentos como lista: se marca lo que se pide y lo que ya entregó cada proveedor.
- Pliego y mensaje armados con los datos del proceso y la lista completa de ítems.
- Envío por correo y por WhatsApp con todo escrito, por invitado.
- Formato de cotización en CSV que el proveedor llena y devuelve.
- Lectura del CSV devuelto: el precio cae en su ítem aunque reordenen las filas.
- Nivelación a la misma base (descuento, flete, IVA) y mejor unitario por ítem.
- Adjudicación partida y cuánto cuesta no partirla.
- Acta de adjudicación, cuadro comparativo y pliego para imprimir o PDF.
- Análisis horizontal y vertical, por capítulo, con salvedades, AIU y prueba de estrés — pasos 5 y 7.
- Igualación de las ofertas (fase 2): lo que un oferente no cotizó, valorado al unitario más alto de las demás o al presupuesto más un 15 %, con su bitácora.
- Exportación a Excel con la identidad de JANA: ocho hojas, seis de análisis, con Pareto, desviaciones con semáforo, barras dentro de las celdas y gráficas.
- Tablero de la cartera: tasa de respuesta, competencia efectiva, ahorro duro y blando, ciclo, concentración y scorecard de proveedores.
Falta, y necesita servidor
- Enviar el correo sin abrir el cliente de correo, con el formato adjunto.
- Que el proveedor cotice en un enlace propio en vez de devolver un archivo.
- Recordatorio automático antes del cierre y cierre a la hora fijada.
- Que los datos no vivan en un solo navegador: cuenta, equipo y respaldo.
- Órdenes de compra y su conexión con el tablero de Project Controls.
- Historial de precios por proveedor entre procesos.
- Precios de mercado y alcance complementario con su propia pantalla: el motor ya los calcula, falta dónde escribirlos.
- Conciliación contra el libro del propio oferente, cuando lo manda en su formato.
El siguiente paso concreto es una función
/api/enviar-rfq con un proveedor de correo transaccional y el dominio
autenticado (SPF y DKIM). Son dos decisiones suyas —cuál proveedor y con qué correo
remitente— y hasta tomarlas la herramienta no envía nada a sus espaldas.